Règlement relatif à la vie privée

La protection de vos données à caractère personnel nous tient à cœur, c’est pourquoi nous souhaitons vous informer, à travers ce règlement relatif à la vie privée, de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel lorsque vous surfez sur notre site internet, quand vous utilisez nos applications ou lorsque vous nous retrouvez sur les réseaux sociaux ou encore quand vous venez nous rencontrer à l’Institut Vias.

1. Qui est responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel ?

1.1. "Vias institute, Société coopérative agréée comme entreprise sociale", ayant son siège social à 1130 Bruxelles, chaussée de Haecht 1405, et inscrite à la BCE sous le numéro 0432.570.411 (ci-après, «Vias institute», « notre/nos » ou « nous ») est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel via les sites web, les applications et les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles Vias institute est présente et, de façon générale, lorsque Vias institute traite vos données lorsque vous utilisez nos services.

1.2. Le DPO (“Data Protection Officer” ou “Délégué à la protection des données”) de Vias institute peut être joint par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus ou par e-mail à l’adresse dpo@vias.be.

1.3. Pour les activités « Driver Improvement », le responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel est Via Secura ASBL, ayant son siège social à 1130 Bruxelles, chaussée de Haecht 1405, et inscrite à la BCE sous le numéro 0673.510.986 (« Via Secura »).

1.4. Pour toutes vos questions concernant notre traitement de vos données, vous pouvez vous adresser à l’adresse mentionnée au point 1.1 ou à dpo@vias.be.

2. Dans quels buts et sur base de quel fondement légal vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

2.1. Vias institute traite les données à caractère personnel des sites web et applications, en ce compris les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles elle est présente, pour les finalités suivantes :

afin de répondre aux questions et remarques que vous nous faites parvenir et en assurer le suivi. Il peut s’agir de répondre à (i) des demandes de brochures et de listes de prix, p.e. pour les formations, séances de coaching, workshops ou programmes d’encadrement, (iii) des demandes de réception d’une offre, (iv) des demandes d’inscriptions aux newsletters, et (v) des questions et remarques générales que vous nous faites parvenir via nos sites web, application et pages sur les réseaux sociaux. Ce traitement est fondé sur la nécessité d’exécuter le contrat auquel vous êtes partie, ou la nécessité de prendre, à votre demande, des mesures dans le but de conclure un contrat, ainsi que sur notre intérêt légitime de répondre à vos questions et commentaires ;
afin de vous identifier et enregistrer auprès d’un de nos départements (CARA, examens de réintégration médicaux et psychologiques dont le suivi est imposé en cas d’ivresse au volant ou de récidive, programme d’encadrement professionnel décrit dans l’AR du 26 novembre 2010 relatif à l’installation de l’éthylotest antidémarrage et au programme d’encadrement, formations de Vias institue, y compris via les mesures judiciaires alternatives – « Driver improvement ») afin de permettre à Vias institute de vous fournir ses services, y compris l’analyse des résultats et la question des procédure spécifiques pour chaque département ;
pour l’administration de vos commandes et pour vous envoyer les produits commandés lorsque vous commandez un produit via notre Webshop ;
l’examen, l’analyse et l’amélioration du fonctionnement des sites web et applications, et l’optimalisation des services aux clients et de l’accomplissement de nos missions en général ;
la lutte contre la fraude et les infractions, et la gestion des contestations et litiges, en ce compris l’intervention contre les déclarations sur les réseaux sociaux qui seraient dénigrantes, discriminatoires ou injurieuses, ou contraires de quelque manière au droit en vigueur. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime en tant que responsable des sites web, applications et pages de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes actifs, de détecter et de réprimer les cas de fraude et d’infractions, ainsi que les cas de déclarations inacceptables ou illégales, de sécuriser nos systèmes IT et d’intenter des actions judiciaires ;
les analyses éventuelles dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’acquisitions. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Vias institute et des parties impliquées dans les opérations envisagées de mener lesdites opérations à bien ;
pour offrir des services de support à Via Secura ;
le respect des obligations légales auxquelles nous serions soumis.

2.2. Dans le cas où vous utilisez les services offerts par Via Secura, Via Secura traite vos données à caractère personnel afin de vous identifier et de vous enregistrer auprès du service « Driver improvement ») et de vous fournir les services « Driver Improvement », y compris l’analyse des résultats et la question de la procédure spécifique pour le « Driver Improvement ».

2.3. Dans le cadre de marketing direct, nous utilisons uniquement vos données à caractère personnel (dans le but de vous contacter afin de vous fournir des informations et de la publicité concernant des produits et services de Vias institute et Via Secura, et de vous envoyer des offres qui correspondent à vos intérêts, comme des invitations à des évènements, formations, séances de coaching, workshops, programmes d’encadrement, lancements de campagnes ou offres spéciales), pour autant que vous ayez donné votre accord à cet égard (par exemple lorsque vous avez coché la case prévue à cet effet ou à l’ocasion d’une commande ou d’un autre contact), sauf dans les cas où la réglementation ne requiert pas votre accord.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous?

3.1. Vias institute traite, pour les finalités reprises ci-dessus, les catégories suivantes de données à caractère personnel :

vos données d’identification personnelles telles que vos nom et prénom, adresse, adresse e-mail, téléphone (en ce compris GSM), et caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance) et langue ;
le nom et les données d’identification de votre entreprise / organisation et votre fonction au sein de celle-ci, ainsi que vos données de contact professionnelles, si vous nous communiquez celles-ci lorsque vous agissez au nom de votre entreprise / organisation ;
les mots de passe et identifiants que vous utilisez pour l’identification dans certaines parties de nos sites web ;
vos préférences concernant l’utilisation du site web ;
les adresses IP ;
les informations concernant des contestations et litiges ;
les données que vous introduisez via les formulaires sur nos sites web (p.e. lorsque vous faites une commande via notre Webshop) ;
les autres données que vous nous communiquez spontanément, par exemple (i) lorsque vous nous posez des questions par e-mail, ou (ii) les données que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez par téléphone via les numéros de téléphone repris sur notre site web ou lorsque vous nous demandez de vous appeler ;
les données que vous nous communiquez spontanément lorsque vous entrez en contact avec nous via les réseaux sociaux ;
les données que nous serions légalement tenus de traiter.

Seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires aux finalités concernées sont traitées à cette fin.
Le fait de nous fournir les données à caractère personnel pertinentes est volontaire, mais il s’agit d’une condition nécessaire pour que nous puissions apporter une réponse à une demande d’information de votre part et pour que nous puissions en assurer le suivi.

3.2. Vu les activités spécifiques des différents départements de Vias institute, Vias institute traite également des données spécifiques par département lorsque vous utilisez nos services. Cela concerne, outre les données mentionnées ci-dessus :

3.2.1. Pour Cara :

détails physiques (poids, taille,...);
données de localisation électroniques (GSM/GPS);
détails concernant l’occupation professionnelle;
éducation et formation;
informations d'identification électronique (adresse IP, cookies, ...);
données familiales;
procédures pénales et infractions;
données concernant la santé ;
données psychologiques ;
images;
informations relatives au permis de conduire;
ce que l'on appelle le « modèle VII » (l’attestation concernant l'aptitude à la conduite d'un véhicule sous la forme prévue par le modèle VII de l'annexe 6 de l'arrêté royal du 23 mars 1998 relatif au permis de conduire);
fiche technique.

3.2.2. Pour les examens de réintégration médicaux et psychologiques :

détails physiques (poids, taille,...);
données de localisation électroniques (GSM/GPS);
détails concernant l’occupation professionnelle;
éducation et formation;
informations d'identification électronique (adresse IP, cookies, ...);
données familiales;
adhésions et cartes de membres ;
procédures pénales et infractions;
habitudes de consommation ;
données concernant la santé ;
données psychologiques ;
hobbies et centres d'intérêt;
détails financiers.

3.2.3. Pour le programme d’encadrement professionnel décrit dans l’AR du 26 novembre 2010 relatif à l’installation de l’éthylotest antidémarrage et au programme d’encadrement :

données de localisation électroniques (GSM/GPS);
détails concernant l’occupation professionnelle;
éducation et formation;
données familiales;
adhésions et cartes de membres ;
procédures pénales et infractions;
habitudes de consommation ;
données concernant la santé ;
données psychologiques ;
hobbies et centres d'intérêt;
informations recueillies par le biais du document de notification ("Avertissement"/"Kennisgeving") du ministère public (durée de l’alcolock, base légale pour l'imposition de l'alcolock dans le jugement, procureur du Roi compétent);
données provenant des téléchargements périodiques et additionnels de l'alcolock.

3.2.4 Pour le “Driver Improvement” (service offert par et sous la responsabilité de Via Secura):

détails financiers (uniquement pour les formations payantes)
données de localisation électroniques (GSM/GPS);
détails concernant l’occupation professionnelle;
éducation et formation;
informations d'identification électronique (adresse IP, cookies, ...);
données familiales (sauf pour les formations payantes);
adhésions et cartes de membres (pas pour les formations payantes);
procédures pénales et infractions;
données concernant la santé (pas pour les formations payantes);
données psychologiques (pas pour les formations payantes).

3.2.5. Pour nos recherches (département KCC):

détails physiques (poids, taille,...);
données de localisation électroniques (GSM/GPS);
détails concernant l’occupation professionnelle;
éducation et formation;
informations d'identification électronique (adresse IP, cookies, ...);
données familiales;
adhésions et cartes de membres ;
procédures pénales et infractions;
procès-verbaux;
détails financiers;
enregistrements sonores;
données concernant la santé ;
données psychologiques ;
images – en ce compris d’accidents de voitures et des victimes.

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

4.1. Seuls les travailleurs, collaborateurs et dirigeants de Vias institute ont accès à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus. En ce qui concerne le « Driver Improvement », les travailleurs, collaborateurs et dirigeants de Via Secura ont accès à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus, et les collaborateurs et dirigeants de Vias institute ont accès à vos données à caractère personnel pour les services de support de Vias institute à Via Secura.

4.2. Nous faisons également appel à des prestataires de services qui traitent vos données pour notre compte. Il peut s’agir de sociétés affiliées, mais aussi des prestataires de services externes tels que le prestataire de service qui héberge le site web. Les prestataires de services peuvent uniquement utiliser les données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités définies ci-dessus. Ces prestataires de services ont l’obligation légale et contractuelle de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte ou les traitements non autorisés.

4.3. Nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec des tiers qui, dans le cas de réorganisations ou acquisitions d’entreprises éventuelles, sont des parties impliquées dans ces opérations, mais uniquement en vue de l’évaluation et de l’exécution de celles-ci. En règle générale, nous pouvons communiquer vos données à des conseillers et avocats, dans le cadre (de demandes) d’avis, de contestations ou de litiges.

4.4. Nous ne transmettons pas vos données à d’autres tiers sans votre consentement, sauf si nous y sommes légalement tenus soit sur la base d’une injonction judiciaire ou administrative, soit sur instruction d’une autorité ou instance compétente en la matière.

4.5. Nos sites web, applications et pages sur les réseaux sociaux peuvent contenir des liens ou des références vers d’autres sites, pour information ou pour votre facilité d’utilisation. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites ou du traitement de vos données à caractère personnel par ces sites, en ce compris par les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes actifs. Nous renvoyons à cet égard aux règles et politiques relatives à la vie privée des sites et plateformes de réseaux sociaux concernés.

5. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées hors de l’UE ?

Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas transférées hors de l’UE.
Dans le cas où, pour un service spécifique, vos données seraient transférées hors de l’UE, vous en serez informé lorsque vous vous enregistrez pour ce service ; de même vous serez informé de l'existence ou de l'absence d'une décision d'adéquation rendue par la Commission ou des garanties appropriées ou adaptées pour réaliser ce transfert.

6. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vias institute et Via Secura conservent vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour les finalités mentionnées dans le présent règlement.
Cela signifie que ces données sont conservées (i) afin de répondre et d’assurer le suivi des questions que vous nous posez via notre site web : jusqu’à [12] mois après que votre demande ait été traitée ou, si une relation commerciale en découle, aussi longtemps que cette relation est en cours, (ii) lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des newsletters : jusqu’à ce que vous ne le souhaitez plus, (iii) pour la lutte contre la fraude et les infractions et la gestion des litiges : aussi longtemps que la contestation est en cours, (iv) pour l’utilisation dans le cadre de réorganisations ou acquisitions d’entreprise : aussi longtemps que notre relation contractuelle est en cours, (v) pour le marketing direct : aussi longtemps qu’indiqué dans les informations qui vous sont transmises lorsque vous donnez votre consentement, (vi) pour les commandes via le Webshop : le temps nécessaire pour vous fournir le produit et le suivi de la commande et (vii) pour se conformer aux autres dispositions légales : aussi longtemps qu’exigé par la loi.
En toute hypothèse, nous supprimons vos données à caractère personnel 5 ans après notre dernier contact, sauf dans les cas où nous devons conserver celles-ci plus longtemps en raison d’une obligation légale ou d’un litige pendant ou potentiel.

7. Faisons-nous usage de prises de décisions automatisées ?

L'article 22 du RGPD prévoit que les individus ont le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative de façon similaire.
Vias institute et Via Secura n'utilisent pas ce type de prise de décision automatisée.

8. Quelles mesures prenons-nous pour un traitement sécurisé ?

8.1. Vias institute et Via Secura prennent les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour assurer, à la lumière des risques potentiels, un niveau de sécurité approprié afin de maintenir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Ces mesures sous-entendent entre autres : (i) que nous conservons les données personnelles dans des environnements opérationnels sécurisés qui ne sont pas accessibles au public et auxquels seuls des travailleurs, collaborateur, dirigeants, représentants et sous-traitants de Vias et Via Secura dûment autorisés ont accès ; et (ii) que nous vérifions l’identité des utilisateurs enregistrés de nos sites internet avant de leur permettre d’accéder à leurs données personnelles.

8.2. Les prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel ont également l'obligation légale et contractuelle de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou le traitement non autorisé.

9. Quels sont vos droits en vertu du RGPD ?

En vertu du RGPD, vous avez :

le droit de nous demander d'avoir accès, de rectifier ou d’effacer les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet;
le droit de nous demander de limiter le traitement qui vous concerne, ainsi que le droit de vous opposer à ce traitement;
le droit de nous demander d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (il s’agit du « droit à la portabilité des données»);
le droit, en ce qui concerne les traitements qui seraient basés sur votre consentement, de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement sur la base du consentement avant son retrait;
le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance.

Certains de ces droits ne peuvent être exercés que dans les conditions et limites fixées par le RGPD. Dans tous les cas, vous avez toujours le droit absolu de vous opposer à la poursuite de l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Nos données de contact pour exercer vos droits sont repris dans le point 1 de ce règlement. Lorsque vous exercez vos droits, nous pouvons exiger que vous nous fournissiez des informations complémentaires pour nous aider à retrouver vos données et à vérifier votre identité.

10. Modifications

Vias institute et Via Secura se réservent le droit d'apporter des modifications au présent Règlement relatif à la vie privée si cela s’avèrerait nécessaire à la lumière des modifications législatives ou des directives de l'autorité de surveillance compétente, ainsi que si nos processus en matière de traitement des données devaient connaître des modifications. Les modifications seront toujours communiquées via notre site web https://www.vias.be. Nous vous recommandons donc de visiter régulièrement notre site web afin de vous tenir informé de tout changement éventuel.