Réunions en ligne
Les réunions en ligne nécessitent un certain nombre de règles.
L'initiative viendra généralement de votre responsable. Il ou elle vous enverra une invitation via l'outil utilisé par l'entreprise.
Ce à quoi il faut faire attention en tant que participant :
1. Assurez-vous d’une connexion internet stable
Choisissez si possible une connexion internet fixe par câble. Via wifi et 4G vous disposez d’un réseau moins stable, surtout si vous utilisez également d’autres apps ou si vous êtes sur le réseau avec plusieurs personnes en même temps. Testez au préalable votre connexion, la vidéo et le son.
2. Choisissez une pièce calme
Un espace ou vous pouvez travailler sans être dérangé. Tout bruit dérangeant peut perturber une réunion en ligne. (Pensez aussi aux radios en arrière-plan, ou aux fenêtres ouvertes…).
3. Choisissez un bon éclairage
Choisissez une source de lumière derrière la caméra de votre ordinateur.
4. L'audio prime sur la vidéo
Si vous mettez une vidéo, vous avez une meilleure impression de réunion , notamment parce que vous pouvez également voir les réactions des autres participants. Cependant, il est plus important que l‘on puisse bien vous entendre et vous comprendre. Pour cette raison, il est préférable d'utiliser un casque avec un microphone. Si vous ne parlez pas, il est préférable de couper le micro.
5. Indiquez quand vous voulez parler
Levez votre doigt virtuel si vous souhaitez prendre la parole. Le modérateur doit y prêter attention
6. Partagez vos notes
Utilisez des outils de collaboration (par exemple, Google Docs, Trello...) pour prendre des notes ensemble en temps réel.
7. Keep it funny
Les rencontres en ligne ne doivent pas non plus être trop sérieuses. Le rire est bon pour l’esprit d’équipe et permet à chacun de rester motivé.
Si vous prenez l'initiative d'organiser une réunion en ligne avec vos collègues, il est préférable de garder à l'esprit les points suivants :
- Définir les objectifs et la méthode de travail de la réunion en ligne
Avant la réunion en ligne, définissez les attentes des autres participants et donnez des directives claires. Par exemple : vous demandez la parole en levant votre doigt digital.
- Désigner un modérateur
Désignez à l'avance le modérateur de la réunion en ligne. Le modérateur garde un œil sur le timing et vous fait savoir à temps quand vous devez faire une pause ou quand il ne reste que cinq minutes à la réunion. - Enregistrez éventuellement la réunion
Comme tout le monde ne peut pas être présent à chaque réunion virtuelle, cette réunion peut être enregistrée. Avec l'accord des participants, cela peut être partagé par la suite. Certains outils (comme Microsoft Teams) offrent la possibilité de tout convertir en texte immédiatement. Toutefois, cette reconnaissance vocale fonctionne mieux lorsque la réunion est en anglais.