Implémenter le télétravail
Quelles étapes en tant qu'employeur ?
Outre certaines bases formelles, vous avez, en tant qu'employeur, pas mal de libertés pour aborder la question du télétravail. Ainsi, vous déterminez vous-même qui est éligible, quelles tâches ou activités sont effectivement télétravaillables, combien de jours de télétravail sont possibles, etc. Vous ne savez pas par quel bout commencer ? Suivez nos quelques étapes, de quoi vous permettre de bien vous lancer !
"Implémenter le télétravail avec succès implique de réfléchir à l’ensemble de l’organisation du travail."
Le projet a démarré en 2015 avec la constitution d'une équipe projet, regroupant des collaborateurs de tous les départements de l'organisation. Après une phase de test au sein d'une équipe pilote, le télétravail a été déployé en plusieurs vagues au sein de l'entreprise, entre février et juillet, juste au moment du déménagement. Au total, 2 ans auront été nécessaires entre l'idée et l'implémentation.
En 3 étapes : pourquoi, quoi, comment ?
Etape 1 : Pourquoi passer au télétravail dans votre entreprise ?
Pourquoi avez-vous pris la décision de passer au télétravail ? Cette question est cruciale. De la façon dont vous y répondez va dépendre la motivation de vos employés à mener cette transformation à bien.
Pour préparer votre document de vision, voici quelques étapes utiles :
- Consultez la liste des avantages liés au télétravail.
- Sélectionnez 3 à 5 avantages qui sont particulièrement pertinents pour votre organisation.
- Construisez sur cette base votre document de vision.
- Communiquez cette vision à vos collaborateurs dans un texte percutant.
- Dans les entreprises de plus de 50 travailleurs, la délégation syndicale (qui doit être présente) doit être informée et consultée sur le télétravail (possible), et si l'entreprise dispose également d'un comité d'entreprise, celui-ci doit également être informé et consulté sur le télétravail (possible).
Cette étape est plus ou moins rapide selon la taille de l'entreprise, la culture ou le secteur.
Ainsi, des entreprises déjà très familiarisées avec les notions de confiance et d'autonomie l'intégreront de manière plus naturelle que d'autres. Même chose pour ce qui concerne la digitalisation des activités et des outils.
Un déménagement, le réaménagement d'un bâtiment ou tout autre point de rupture est une belle opportunité pour mettre en place une politique de télétravail. A ce moment, la politique est souvent intégrée au concept plus large de 'nouveau monde du travail', où des valeurs comme flexibilité, autonomie, digitalisation, empowerment sont mises en avant.
Etape 2 : Quel télétravail ? Pour qui ?
Votre vision est claire. D’autres questions émergent.
Quel type de télétravail allez-vous mettre en place ?
Télétravailler depuis la maison n’est pas la seule solution possible. Vous trouverez quantités de bonnes pratiques de télétravail différentes.
Qui cela va-t-il concerner ?
Le télétravail est volontaire, tant pour l'employeur que pour le travailleur. Il ne peut jamais y avoir de droit ou d’obligation de télétravail.
Vous avez donc toutes les cartes en main pour décider en tant qu’employeur quelles sont les tâches et/ou les postes auxquels le télétravail peut être proposé.
Bien que le caractère volontaire persiste, si un poste est associé au télétravail, celui-ci peut devenir une condition au moment du recrutement d’un nouveau travailleur pour remplir la fonction.
Il est dur de lister les fonctions à exclure. Ça relève souvent du bon sens. Les fonctions éligibles sont, en principe, toutes celles dont une partie des tâches pourrait aussi bien être réalisées en dehors du bureau. Il va donc de soi que certaines fonctions sont souvent exclues pour du télétravail régulier, comme :
- employé d’accueil
- magasinier
- gestionnaire de call-center
- ...
Dans la pratique, nous vous conseillons d’essayer avec un petit groupe test. C’est une excellente façon d’analyser concrètement ce que ça donne, d’évaluer et d’ajuster avant de généraliser à toute l'organisation.
Un ouvrier de production peut réaliser certaines activités très ponctuellement à domicile. Par exemple, pour un e-learning, l'apprentissage est souvent plus adapté à domicile que dans le bruit de l'usine.
Certaines fonctions qui, à première vue, ne sont pas concernées par le télétravail comportent pourtant certaines tâches qui peuvent être effectuées à distance : des e-learnings par exemple.
Vérifiez, en passant une check-list en revue par exemple, si le télétravail peut être une option pour certains de vos travailleurs ou si certains points doivent encore être améliorés.
Etape 3 : Comment ?
La vision est exposée, l'organisation est alignée et les objectifs sont définis. Tout le monde reconnaît la nécessité ou l’opportunité d'introduire le télétravail. Comment mettre tout cela en pratique ?
Trois aspects demandent votre attention :
- Le lieu ("Bricks"):
Qu’il s’agisse d’un bureau satellite, d'un espace de coworking ou d’un poste à domicile, il faut que le lieu soit prêt pour que l’employé puisse télétravailler. - Les outils ("Bytes"):
Toutes les solutions techniques nécessaires pour pouvoir travailler à distance doivent être fournies: matériel, logiciel, connectivité, moyens de communication. - L'attitude et le comportement ("Behavior"):
Les collaborateurs doivent adopter la bonne attitude par rapport au télétravail. Il n’est pas exclu qu’un changement de culture soit nécessaire…
Voyons cela en détail.
Le lieu
En ce qui concerne l'organisation du lieu de travail, vous devez respecter certaines dispositions légales en tant qu'employeur.
La sécurité et la santé du travailleur sont notamment toujours sous votre responsabilité.
Pour pouvoir vous acquitter de cet aspect, le service interne de prévention doit pouvoir accéder au lieu de travail de l’employé. Dans le cas où le télétravail est effectué depuis la maison ou un autre lieu de vie, la visite doit être annoncée à l’avance et approuvée par l’employé. S'il s'agit d'une visite de vérification l’inspection sociale, elle doit avoir reçu l'autorisation préalable du juge de paix.
Sans consentement préalable du télétravailleur/du juge de paix, le droit fondamental à l'immunité du domicile — article 15 de la Constitution — n'est pas respecté.
En pratique :
Dans le cas de bureaux satellites, cette inspection ne pose aucun problème. En ce qui concerne le travail depuis la maison, vous pouvez prendre les dispositions suivantes :
- Publier les règlements en question sur votre intranet et y donner accès à vos employés.
- Responsabiliser vos employés quant aux conditions de sécurité du travail à domicile et leur donner une check-list pour qu’ils identifient eux-mêmes ce qu’ils doivent modifier.
- Faites de la configuration du domicile un critère de qualification pour le télétravail: le bureau est-il dans une pièce séparée ? Est-il assez de calme ? Les conditions de concentration sont-elles suffisantes ? N’y a-t-il pas trop de bruit de fond ?
Les outils
Le télétravail est une arme à double tranchant :
- Le numérique rend le télétravail possible.
- Le télétravail approfondit la numérisation de l’entreprise et de ses procès.
Une large variété d'outils en ligne et de solutions utilisant le Cloud rend le travail à distance plus aisé. Mais cela implique aussi qu’il faudra peut-être adapter un certain nombre de procédures au numérique. Et surtout, former vos travailleurs à utiliser au mieux les outils à disposition !
En pratique:
- Les travailleurs disposent-ils d’un ordinateur portable ?
- Les ordinateurs portables sont-ils muni des logiciels nécessaires ?
- Avez-vous pensé aux outils de réunion en ligne (vidéoconférence via Skype for Business, par exemple) ? Utilisez-vous un système de gestion de documents partagés (Dropbox ou autre) ?
- Vos travailleurs disposent-ils d’une connexion réseau stable et sécurisée là où ils travaillent ?
- La numérisation est-elle suffisante dans votre entreprise ? Les informations nécessaires pour travailler sont-elles disponibles de partout et à n’importe quelle heure ?
Lisez-en plus sur les outils ICT
L’attitude et le comportement
Les conditions matérielles et les outils numériques sont peut-être déjà adaptés au télétravail. Pourtant, une entreprise ne peut atteindre les résultats escomptés si l’attitude des travailleurs ne correspond pas à sa vision.
La bienveillance des travailleurs vis-à-vis du télétravail ne suffira pas. Les responsables doivent eux aussi accompagner cette nouvelle manière de travailler et les changements organisationnels qu’elle suppose.
Face au télétravail, certains managers craignent de perdre le contrôle de leurs collaborateurs et vous devrez susciter chez eux une culture managériale orientée résultats plus que temps de présence.
Le projet a démarré en 2008 avec la création d'une équipe projet et d'un projet pilote. Le télétravail a ensuite été déployé au sein de quelques équipes. C'est avec le soutien de la haute direction et d'outils numériques performants, quelques années plus tard, que le télétravail est devenu partie intégrante du régime de travail.
N'oubliez pas l'aspect juridique
Nous l'avons déjà abordé : pour officialiser le télétravail régulier, certains prérequis sont nécessaires, comme la présence d'un écrit, les assurances ou les indemnités. Il y a également quelques démarches légères nécessaires pour le télétravail ponctuel, notamment l'enregistrement des jours de télétravail pour des questions d'assurance !
Attendez la fin du projet pilote pour implémenter le télétravail à l'échelle de toute l'organisation. Si nécessaire, définissez un document cadre qui permet de définir comment démarrer le télétravail dans les autres services. N'oubliez pas qu'une politique de télétravail reste un projet sur mesure !
Accompagner le travailleur dans sa démarche de télétravail !
En tant qu'employeur, vous définissez la manière dont le travailleur peut demander le télétravail. Cela varie souvent selon le type de télétravail (structurel ou occasionnel), la taille (dans une petite structure, cela est souvent plus informel) ou le secteur (public ou privé par exemple).
L'entretien d'évaluation et de fonctionnement permet de définir des objectifs individuels ou collectifs.
Télétravail structurel
D'abord, aidez le travailleur à planifier :
- le travailleur vérifie s'il est éligible au télétravail (par exemple, via une check-list)
- le travailleur complète le formulaire de demande et en discute avec son manager. Dans sa demande, le travailleur peut, par exemple, motiver sa demande, les tâches qu'il/elle réalisera à distance, les résultats attendus, les actions qu'il ou elle prendra pour aménager un espace de travail adapté sur le lieu de télétravail, la fréquence souhaitée...
- le travailleur signe un avenant à son contrat de travail (travailleur existant) ou le télétravail est prévu directement dans le contrat de travail (nouveau travailleur)
- le travailleur respecte les conseils et recommandations de son employeur
- le travailleur enregistre toujours les jours réels où il effectue le télétravail, via un système d'enregistrement du temps de travail ou en avertit directement son manager
Ensuite, aidez le manager à penser en termes de résultats :
L'entretien d'évaluation et de fonctionnement permet de définir des objectifs individuels ou collectifs. Ce sont des instruments à utiliser pour évaluer les prestations de télétravail. Il est donc nécessaire de choisir un système de management orienté résultats.
Télétravail occasionnel
Dans le cas du télétravail occasionnel, il suffit simplement d'introduire la demande dans un délai raisonnable auprès du manager. Tout comme le télétravail structurel, il est indispensable de prévoir un système d'enregistrement du temps de travail afin d'enregistrer les jours de télétravail.
Bien-être et équilibre vie privée - vie professionnelle
Lorsque nous travaillons à domicile ou en dehors du lieu de travail principal, beaucoup s'installent à la table de leur cuisine ou sur un divan. Ces meubles ne sont pas toujours adaptés à une bonne ergonomie de travail.
L’équilibre vie privée et vie professionnelle est également souvent évoquée dans le cadre du bien-être au travail: comment séparer les deux, sans séparation physique ?
Pour assurer un bon équilibre et une bonne santé, il est important de combiner jours de télétravail et jours de travail au bureau. Des recherches montrent que si le télétravail dépasse 2 jours par semaine, les risques sur la santé peuvent augmenter. Ils sont surtout de 2 natures, les risques physiques (maux de dos, tendinites…) et les risques psychosociaux (stress, burn-out…).
Pour les risques physiques, il est important de bien s’installer à son domicile.
Les risques psychosociaux sont principalement liés à l’isolement social et professionnel, à la difficulté de scinder vie personnelle et vie professionnelle, au stress lié à la nature de la tâche et aux objectifs à atteindre, au matériel inadapté (lenteurs des systèmes, pannes…).
Quelques recommandations
En termes de santé et de sécurité, il est conseillé au télétravailleur de contrôler les points suivants :
- Maison : vérifier la couverture de l’assurance incendie et le confort de l’habitation (isolation du bruit, isolation thermique, chauffage, luminosité…)
- Pièce où le travail s’effectue : présence ou non d’un bureau dédié, aération …
- Poste de travail : siège réglable, table, éclairage, écran à bonne hauteur…
- Risques psychosociaux : nature du travail et sources de dérangement (évaluation du travail réalisé…)
Le télétravailleur gère lui-même l’organisation de son travail en tenant compte de la durée de travail de rigueur dans son entreprise. Il doit donc prester le même nombre d’heures que s’il était au bureau, sans être tenu de respecter son horaire de façon militaire.
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits en matière de conditions de travail et est soumis à la même charge de travail et aux mêmes normes de prestation que les travailleurs occupés dans les locaux de l’employeur à des fonctions comparables.