Indemnités
Mise à disposition d’une installation informatique par l’employeur
Si l'employeur met des outils à disposition de ses collaborateurs pour le télétravail (pc, connexion internet, GSM...), ces outils sont considérés comme des dépenses propres à l'employeur (exonérés d'ONSS et d'impôt), à condition qu'il puisse le prouver : d'une part, l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et d'autre part, l'indemnité a effectivement été consacrée à couvrir ces frais.
Ces outils ne sont pas imposés dans le chef du travailleur s'ils sont exclusivement utilisés à des fins professionnelles. Si le travailleur utilise également le matériel pour des fins privées, le travailleur est imposé sur la partie relative à l'usage privé. C'est ce qu'on appelle un avantage de toute nature, dont le montant est déterminé soit selon un forfait, soit selon l'utilisation réelle, au choix.
Si le travailleur utilise son propre ordinateur (y compris les périphériques et les logiciels) et/ou sa propre connexion Internet dans le cadre du télétravail (et paie donc les factures pour la connexion Internet), l'employeur doit rembourser le travailleur pour l'utilisation professionnelle de l'équipement privé et de la connexion Internet privée. Ce remboursement peut être effectué de deux manières différentes
- Le remboursement de l'utilisation professionnelle de la connexion internet par le paiement par l'employeur d'un forfait mensuel de 20 euros pour la connexion internet et/ou 20 euros pour l’ordinateur.
- Le remboursement des frais réels 'pour l'utilisation professionnelle de la connexion Internet et/ou de l'ordinateur. Dans ce cas, l'employeur doit être en mesure de prouver que le remboursement couvre les coûts réels de l'utilisation professionnelle de la connexion Internet et/ou de l'ordinateur (et donc pas les coûts liés à l'utilisation privée), ce qui est assez difficile dans la pratique.
Indemnisation maximale pour le télétravail
Le gouvernement fédéral rend obligatoire, dans la mesure du possible, le télétravail pendant la crise du COVID-19. Pour faire face aux coûts des travailleurs, l'on accroît la possibilité d'accorder une indemnité de frais exonérée d'impôts, ce que l’on appelle l’indemnité bureau.
Important !
- Les travailleurs qui ne télétravaillaient pas avant la crise du COVID et dans les entreprises où aucun accord formel de télétravail n'a été conclu peuvent également bénéficier de cette indemnité de frais.
- Le montant maximal exonéré d'impôts par mois (également exonéré de l'ONSS) pour les mois d'avril-mai-juin de 2021 passe de 129,48 à 144,32 euros. Depuis le 1er octobre 2021, le montant de 129,48 € s'applique à nouveau.
- Le télétravail en période de Covid-19 signifie vraiment travailler à DOMICILE et pas dans un bureau satellite ou un espace de coworking.
- Il s'agit également du travail organisé dans le cadre des journées de travail normales, c'est-à-dire pas du travail supplémentaire effectué le soir ou le week-end après la période de travail normale.
Cette indemnité forfaitaire (dénommée aussi indemnité de bureau) comprend l’utilisation de l’habitation privée comme bureau, les coûts du petit matériel de bureau, les coûts d’entretien, les coûts des équipements d’utilité publique, etc. A côté de ça, l’employeur peut aussi prévoir une indemnité pour l’utilisation d’Internet (20 euros maximum) et pour l’utilisation d’un ordinateur privé (également 20 euros maximum).
Attention : les frais suivants ne sont pas couverts par l’indemnité de bureau forfaitaire :
- Chaise de bureau, bureau, lampe de bureau fonctionnelle
- Second écran
- Imprimante/scanner
- Clavier, souris/souris qui se commande avec les pieds, trackpad/trackball
- Casque
Aucun avantage de toute nature ne sera dû en cas d'utilisation exclusivement professionnelle du matériel mis à disposition. En pratique, l'employeur se doit de prendre tout de même quelques dispositions afin de s'en assurer :
- l'utilisation privée par le travailleur est formellement interdite sur base de dispositions écrites
- le travailleur s'engage par écrit à respecter cette interdiction d'utilisation privée
- l'employeur prend les dispositions techniques utile (par exemple, un pare-feu) pour limiter au maximum l'usage privé du matériel fourni
Que se passe-t-il si le travailleur utilise plusieurs outils à des fins privées ?
Dans ce cas, chaque outil mis à disposition gratuitement par l'employeur sera considéré comme un avantage de toute nature. La valeur de l'ATN de chaque outil est donc additionnée. Par exemple, si le travailleur utilise un ordinateur portable, un smartphone avec abonnement téléphonique et données mobiles, 4 ATN devront être calculés : 72€ + 36€ + 48€ + 60€ = 216€/an.
L’arrêté royal du 2 novembre 2017 revoit à la baisse les ATN en matière d’avantage de toute nature résultant de l’utilisation privée de PC, tablette, connexion internet ou téléphone portable mis gratuitement à disposition. Ainsi, par exemple, le forfait pour l’utilisation privée d’un pc mis à disposition est passé de 150€ à désormais 72€/an, celui d’un smartphone passe de 150€/an à 144€/an (téléphone, abonnement et données mobiles). Les nouveaux montants sont valables à partir du 01.01.2018.
Intervention de l'employeur pour l'utilisation d'un PC et/ou internet privés
L'employeur peut intervenir dans les frais liés à l'utilisation d'un PC et/ou abonnement internet privé. Cette intervention sera considérée comme une dépense propre à l'employeur à condition qu'il puisse le prouver. Il s'agit donc d'une indemnité supplémentaire qui s'ajoute à l'indemnité de bureau.
Pour des raisons pratiques, une indemnité forfaitaire de 20 EUR/mois maximum pour une connexion et/ou un abonnement Internet privé et de 20 EUR/mois pour l'utilisation professionnelle de l'ordinateur privé avec équipement OU de 10 EUR/mois pour l'utilisation professionnelle d'un second écran d'ordinateur, d'une imprimante/scanner sans ordinateur privé (5 EUR/mois par article pendant 3 ans max sans autre justificatif particulier par l'administration fiscale
Si l'indemnité est supérieure à 20 EUR par mois, l'employeur devra apporter la double-preuve. Dans le cas contraire, la quotité de l'indemnité qui dépasse 20 EUR est soumise au précompte professionnel et est mentionnée sur la fiche de rémunération du travailleur.
Source : circulaire 241/616.975
Remarques :
- les forfaits sont acceptés pour le télétravail régulier. Si l'employeur souhaite rembourser les frais internet par exemple, dans le cas du télétravail occasionnel, l'employeur devra pouvoir justifier les frais selon les règles relatives aux dépenses propres à l'employeur
- les forfaits sont également uniquement valables si l'employeur n'intervient pas déjà d'une autre manière dans les frais de PC et de connexion internet du travailleur.
L’indemnité de 10% (ou le forfait de 124,25€/mois) est cumulable avec les forfaits 20€/internet privé et 20€/pc portable privé à condition que l’employeur prouve
- qu'il ne rembourse pas ces frais d'une autre manière ou qu’ils ne sont pas déjà pris en compte dans les frais de bureau
- que les frais sont à sa charge
- que les frais sont réellement exposés
Intervention de l'employeur dans les autres frais privés
À côté de l'intervention pour le PC et/ou internet privé, l'employeur peut également donner une indemnité pour les (autres) frais spécifiques liés au télétravail à domicile, comme le chauffage, l'électricité, du petit matériel de bureau... C'est ce qu'on appelle l'indemnité de bureau.
Pour les télétravailleurs, 10% de la rémunération brute est considérée comme raisonnable par l'administration fiscale et sociale. Le salaire brut est ici évidemment limité à la partie du salaire relatif au télétravail.
Une variante possible aux 10% du salaire brut : une indemnité forfaitaire de 129,48€/mois peut aussi être octroyée aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils télétravaillent régulièrement. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.
Mais dans la pratique ?
Chaque organisation intègre le cadre règlementaire en matière de matériel mis à disposition au travailleur et/ou d'indemnités complémentaires à sa propre manière. Il n'y a donc pas de bonnes ou de mauvaises pratiques. L'important est de les définir clairement et de manière concertée.
Le télétravailleur régulier reçoit un forfait de 5€/mois en plus du hardware et software nécessaire à son travail, y compris émetteur 4G.
Aucune indemnité supplémentaire n'est octroyée au collaborateur. Nous voyons le télétravail comme un avantage direct pour le travailleur.
En plus du hardware, une indemnité forfaitaire de 35€/mois est octroyée pour intervenir dans les frais de connexion pour un temps plein qui réalise 1 ou 2 jours de télétravail par semaine. L'indemnité est variable selon le régime de travail et donc les prestations de télétravail.
En plus du hardware, le télétravailleur régulier reçoit un forfait de 1€/mois, peu importe la fréquence du travail à domicile. C'est symbolique : l'équilibre vie-privée professionnelle et le temps gagné sur le trajet domicile-travail est ici valorisé à son maximum.